Stand: 25. Juni 2026 – Viele Unternehmen nutzen Microsoft 365, aber nicht alle angebundenen Geräte und Anwendungen arbeiten bereits mit modernen Authentifizierungsverfahren. Besonders häufig betroffen sind Multifunktionsdrucker, Scanner, Alarmserver, Monitoring-Systeme und ältere Branchenanwendungen, die E-Mails per SMTP versenden.
Warum das Thema wichtig ist
Microsoft hatte ursprünglich angekündigt, Basic Authentication für SMTP AUTH in Exchange Online ab März 2026 abzuschalten. Die Timeline wurde später angepasst: Für bestehende Tenants bleibt das Verhalten zunächst bis Ende Dezember 2026 unverändert, danach soll SMTP AUTH Basic Authentication standardmäßig deaktiviert werden. Neue Tenants nach Dezember 2026 sollen Basic Authentication für SMTP AUTH nicht mehr standardmäßig nutzen können.
Auch wenn dadurch mehr Zeit bleibt, ist jetzt der richtige Moment für eine Prüfung. Denn viele Unternehmen merken erst bei einer Umstellung, wie viele Systeme im Hintergrund E-Mails versenden.
Typische betroffene Systeme
- Scan-to-Mail an Multifunktionsdruckern
- Alarmserver und Störmeldeanlagen
- Monitoring- und Backup-Systeme
- Telefonanlagen, Voicemail- oder Faxlösungen
- Webseitenformulare und ältere Anwendungen
- Kameras, Zutrittssysteme oder Gebäudetechnik
Was Unternehmen jetzt tun sollten
Zunächst sollte dokumentiert werden, welche Systeme E-Mails über Microsoft 365 versenden. Danach kann geprüft werden, ob moderne Authentifizierung, ein sicherer Relay-Ansatz oder eine alternative Versandlösung sinnvoll ist. Gleichzeitig sollten alte Konten, schwache Passwörter und unnötige SMTP-Berechtigungen entfernt werden.
Unser Fazit
Scan-to-Mail und technische E-Mail-Benachrichtigungen wirken unscheinbar, sind aber im Alltag oft geschäftskritisch. Wer erst nach einer Umstellung reagiert, riskiert Ausfälle bei Rechnungsversand, Alarmierung, Monitoring oder Kundenkommunikation.
Wir prüfen Ihre Microsoft-365-SMTP-Anbindungen und zeigen, welche Geräte oder Anwendungen angepasst werden müssen – sicher, dokumentiert und mit möglichst wenig Unterbrechung.